Als coach spreek ik veel mensen die werkzaam zijn bij een diversiteit aan organisaties. Mijn cliënten komen vooral uit de publieke sector en zijn vaak met hart en ziel verbonden aan wat hun organisatie aan de samenleving toevoegt. Eén van de interessante dingen van coaching is dat cliënten veel delen over hoe zij hun werk ervaren. Ik kan in het belang van vertrouwelijkheid geen concrete casus uiteenzetten. Wel kan ik een patroon beschrijven van wat geregeld op tafel komt.
Wat regelmatig naar voren komt is, dat medewerkers niet altijd ervaren dat de organisatie waarvoor zij werken, hen faciliteert bij het bijdragen aan ‘de bedoeling’ van diezelfde organisatie. Sterker nog, soms ervaart men dat de organisatie belemmerend werkt. Dat dit ervaren wordt is opmerkelijk. Een organisatie is immers de faciliteit die de professional (bijvoorbeeld docent of behandelaar) in de werkrelatie met de student of cliënt, moet ondersteunen. Bekende voorbeelden zijn de grote hoeveelheid tijd die professionals in de zorg kwijt zijn aan administratie. Andere voorbeelden zijn systemen die met een gebrek aan focus op de gebruiker ingericht zijn en beleidskeuzes vanuit het perspectief van in control zijn, in plaats van uitvoerbaarheid.
Wanneer dit tijdens de sessie op tafel komt, dan kunnen we het vaak samenvatten met het model ‘werken volgens de bedoeling’ van Wouter Hart. Het model wordt beschreven in het boek Verdraaide Organisaties en is heel simpel:
De bedoeling is de reden waarom een organisatie bestaat of is opgericht. Het is het antwoord op de vraag: “Waartoe zijn wij op aard”. De leefwereld is het feitelijk hier en nu waar de organisatie zich in bevindt. Het is de praktijk, de plek waar de verbinding tussen de organisatie en de buitenwereld plaats vindt. In het onderwijs is dat de relatie tussen de docent en zijn studenten en in het ziekenhuis is dat de relatie verpleegkundige of arts en de patiënt. De meerwaarde van een organisatie wordt daar, op die kleine schaal en in die relatie gerealiseerd. Om dit allemaal mogelijk te maken is een systeemwereld ingericht. De systeemwereld faciliteert de bedoeling in zijn relatie met de leefwereld. Dit kan op allerlei manieren. Voorbeelden zijn protocollen, procedures, structuren, inrichting van kantoren, ICT-systemen, regels en voorschriften enzovoort. So far so good, de pijl in dit model geeft de denkrichting aan waarbij de bedoeling centraal staat.
Het patroon wat beschreven wordt is echter deze:
Niet de bedoeling van de organisatie staat centraal, maar allerlei andere belangen, zoals het houden aan protocollen, het gevoel van controle en beheersing, de positie van de leidinggevende of de afdeling, de inrichting van het duur aangekochte ICT-systeem of de (ongewenste) harmonie tussen verschillende leden van de organisatie. Dit zelfs als het de bedoeling niet dient.
Het gevolg van deze denkrichting is dat medewerkers de bedoeling realiseren terwijl ze zich tegelijk moeten verhouden tot andere activiteiten die hen hier niet direct bij helpen. Dit kan leiden tot frustratie, verloop, verandermoeheid, cynisme, ‘weerstand’ en burn-out. De neiging is al snel om als leidinggevende de focus te leggen op die persoon die deze symptomen (of signalen) laat zien.
Blijkbaar gebeurt er iets in organisatieland wat maakt dat de professional zijn passie omzet in frustratie. In die zin is het onderzoek dat Pensioenfonds Zorg en Welzijn heeft gedaan in 2018, over waarom mensen in die sectoren hun baan opzeggen veelzeggend. ‘Management en Organisatie’ was met 39% de meest gekozen reden voor vrijwillig vertrek.
Wanneer de bovengenoemde symptomen veelvuldig aanwezig zijn vraagt dit om een kritische reflectie op de focus en perceptie bij organisatie-inrichting. In welke richting stond de pijl in jouw organisatie bij de besluiten, beleidsontwikkeling, systeeminrichting en andere keuzes die de afgelopen jaren zijn gemaakt. Zoek hierover de dialoog met de professionals, onderzoek de verschillende perspectieven en probeer met elkaar weer te werken volgens de bedoeling.
De bijgevoegde link geeft een mooie heldere samenvatting van verdraaide organisaties:
